المكتب المغلق هو المكان الذي يمارس فيه العمل ضمن غرف تحدها جدران ثابتة، وهو حجرة متكاملة الجدران والأبواب ضمن المبنى العام وإن كانت مستقلة ومميزة، ويخصص لكبار المسئولين بالمنظمة كل على حدة أو بعض العاملين بها والذين تتطلب أعمالهم استقلالهم على حد ما عن باقي حجرات أو مكاتب العمل وقد تشترك معه السكرتارية في الحجرة أو تكون بالحجرة الملحقة.

أ. دواعي إنشاء المكاتب الخاصة:      

• المكانة الوظيفية: تقديراً لمكانة كبار المسؤولين في المنظمات واحتراما لخبرتهم الطويلة في العمل التي يمكن الاستفادة الفعالة منها إذا ما توفرت له عناصر الهدوء والاستقلالية والخصوصية إلى جانب الأهمية العالية لأعمالهم وما يتداول من المستندات والاتصالات التي يقومون بها فيوفر جواً من ثقة لهؤلاء المسؤولين في المنظمة أو المنظمات الأخرى بشأن اتفاقات أو تعاقدات أو غيرها من الأعمال الهامة.
• التركيز في الأعمال: مثل الدراسات والبحوث والاستشارات وأعمال التخطيط وإعداد التقارير الهامة وما يماثلها من الأعمال التي تحتاج لتوفير أكبر قدر من البعد عن مصادر الإزعاج وتجنب ما من شأنه قطع أو تعطيل سلسلة أفكارهم فيما هو أمامهم من أعمال تحتاج لكل الانتباه والدقة والروية لأهمية وخطورة ما يترتب عليها من آثار.
• الأعمال السرية: لكل منظمة أسرار عملها وخفاياه والجميع مسؤولون عن المحافظة عليها، وحتى تساعد المنظمة على ذلك فإنها توفر للقائمين بهذه الأعمال في المقابلات والاتصالات والمداولات وما تتطلبه هذه الأعمال من الإحاطة بالسرية والكتمان وعدم تمكن العاملين من الاطلاع على هذه المطبوعات.
• رغبة العاملين: بالإضافة إلى رغبة الرؤساء يرغب بعض العاملون بوجود رؤسائهم في مكاتب خاصة ليتمكنوا من شرح ظروفهم وعرض مشاكلهم الخاصة أو التقدم بطلبات خاصة وهذه الأشياء لا توفر للعاملين أماكن القيام بها في ظل نظام المكتب المفتوح وإذا أراد الرئيس توجيههم لما يحدث من أخطاء أو تأنيبهم عليها فيودون أن يكون بعيداً عن أنظار الزملاء وعلى انفراد.
   

ب. مزايا المكاتب المغلقة        

1. توافر السرية.
2. الدرجة الوظيفية.
3. طبيعة العمل.

ج. عيوب المكاتب المغلقة

1. إعسار المساحة: حيث يستهلك المكتب المغلق مساحة كبيرة من المساحة المتاحة للمكتب، ومن الدراسات تبين أن 30% من المساحة تهدر على المكاتب المغلقة.
2. صعوبة توفير التهوية والاضاءة الطبيعية لكافة المكتب
3. اعتبار الرقابة والإشراف: حيث تصعب رقابة الموظفين وهم في مكاتب مغلقة مما يخلق جو مشحون بالانفعالات والأحقاد ويعكر الجو بين الإدارة والموظفين.
4. اعتبار التكلفة: نظراً لما تحتاجه كلفة بناء للجدران والدهان وغيرها.
5. اعتبار الاتصال: حيث تعيق المكاتب المغلقة الاتصال بين الموظفين مما يؤخر نقل المعاملات بين الغرف، وفقد البعض منها، والحاجة للمراسلين.
6. عدم مرونة التصميم وارتفاع تكلفتها.