المكتب المفتوح هو القاعة التي يعمل فيها عدد كبير من الموظفين دون فواصل أو جدرانكما، ولقد كشفت دراسات على مدى ثلاثين عاما أن تصميم المكاتب المفتوحة (لا يعمل على تسهيل الاتصالات إلا بقدر ضئيل، وأن ذلك يكون على حساب الخصوصية).
ويمكن للمكاتب المفتوحة أن توفر الصحبة والزمالة، لكن ذلك يفترض أنك تحب الناس الذين يشاركونك المكان، ومن المؤكد أن الوضع سيكون أكثر راحة فيما لو التقيت بمن تريد في مكتبك المستقل.
- الغرض من بناء المكاتب المفتوحة
- متطلبات تقنية: كمتطلبات الربط بين مجموعات العمل إلى جانب متطلبات أخرى مثل الأمن ومرونة التخطيط مما أدى إلى إنشاء بنايات خاصة بالمكاتب سميت بعمارة المكاتب وهي عبارة عن بناية صممت فراغاتها لاستيعاب أكبر عدد من الموظفين والمكاتب.
- توفير مكان عمل وبيئة عمل مناسبة للعمال والإداريين وكل منهم يحتل مساحة معينة ويزودون بالمناضد المكتبية وتجهيزاتها وجهاز كمبيوتر بالإضافة لأدوات أخرى قد يحتاجونها في مجال عملهم.
- كما تتضمن هذه البنايات مناطق الاستقبال ومكاتب الموظفين وغرف الاجتماعات بالإضافة للخدمات المختلفة من مراحيض ومطابخ ومناطق للاستراحة.
- مزايا المكاتب المفتوحة:
- الاقتصاد في مساحة المكتب وبالتالي الاقتصاد في النفقات.
- سهولة الإشراف على الموظفين.
- تشجيع الموظفين على تنظيم أعمالهم وإنجازها في أسرع وقت أسوة بزملائهم في المكاتب المجاورة.
- سهولة الاتصال بين الموظفين في نفس الإدارة أو القسم، وبين الإدارات الأخرى والأقسام الأخرى، حيث يتم ترتيب المكاتب حسب سير العمل بحيث تسير المعاملات بشكل متسلسل، كذلك يسهل نقل الأوراق دون تضييع للوقت ودون الاستعانة بمراسلين لذلك.
- سهولة إدخال اي تغييرات وتعديلات على المكاتب حسب الحاجة.
- سهولة التهوية والتبريد وكذلك سهولة توفير الاضاءة.
- عيوب المكاتب المفتوحة:
- انعدام الخصوصية والسرية: حيث يصعب مناقشة الأمور السرية لعمل قسم من الأقسام بوجود عدد كبير من موظفي الأقسام الأخرى.
- انتشار الضوضاء وعدم تركيز الموظفين في أعمالهم.
- اختلاف الآراء بسبب العدد الكبير من الموظفين والعاملين بالمكتب الواحد.
- إمكانية التسبب في ضياع المعاملات.
- تقليل إنتاجية الموظفين.
اعتبارات هامة في تصميم المكاتب المفتوحة:
- هناك الكثير من العوامل والاعتبارات من اجل تصميم بيئة العمل المناسبة في المكاتب المفتوحة، فمن المهم جداً للمصمم:
- فهم الاحتياجات المختلفة وعلاقتها مع بعض.
- هذا الفهم للعلاقات يساعد المصمم على استيعاب ومن ثم تلبية حاجات الموظفين المتعلقة بالمكاتب المفتوحة.
- ولتحقيق الرضا والراحة للعاملين في فراغات العمل، يجب على المصمم:
- أن يوازن بين الخيارات في كل مشروع.
- أن يأخذ في الحسبان الاحتياجات الفردية وكذلك احتياجات المؤسسة نفسها.
- أن يحقق أقصى درجات الانتفاع من الفراغ المتوفر بدون تضييع للمساحات
وهذه بعض النقاط الهامة من أجل التصميم الجيد للمكاتب المفتوحة:
- التصميم والتأثيث حسب حاجات العمل المحددة.
- المرونة بمعنى إمكانية التغيير والتعديل.
- المساهمة في تمييز المنزلة الوظيفية قدر المستطاع بتوفير بيئة العمل المناسبة.
- السماح بإضفاء الطابع الشخصي.
- أخذ الحدود في الاعتبار.
- الابتعاد عن تصميم المساحات المفتوحة الكبيرة جدا بغير حدود واضحة.
- محاولة تخصيص بيئة العمل للمكتب الواحد في حدود مساحة ما بين
m 2.4 x 2.4 m إلى 3.6 m 3.6 m x
- الحفاظ على ارتفاع للمقصورات فوق 1.37م حيث أن الخصوصية البصرية هامة.
- زيادة إمكانية الحصول على الإضاءة الطبيعية.
أنواع الفواصل بين المكاتب المفتوحة:
- حوائط زجاجية.
- فواصل من الالمونيوم.
- حوائط كورديون خشبية.
- بواسطة الأثاث.
- حوائط جبسية.